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DocuSign實操技巧：如何批量導入聯系人信息發起簽署？

來源: 元軟商城 2025年06月14日

為什么需要批量導入聯系人信息？

在日常業務中，尤其是人力資源、銷售或采購部門，經常需要同時向多個聯系人發送合同或協議進行簽署。手動逐個添加聯系人不僅效率低下，還容易出錯。DocuSign提供了批量導入功能，可以一次性導入多個聯系人信息，大幅提升工作效率。

如何準備批量導入的聯系人數據？

在使用DocuSign批量導入功能前，需要先準備好聯系人數據。最佳實踐是將數據整理為CSV格式，包含以下必要字段：姓名、電子郵箱地址、簽署順序（如適用）。DocuSign支持從Excel文件直接導入，確保數據格式正確是關鍵。建議在導入前檢查郵箱地址的有效性，避免因格式錯誤導致發送失敗。

DocuSign批量導入的具體操作步驟

1. 登錄DocuSign賬戶，進入"發送"頁面

2. 點擊"使用模板"或"新建"按鈕

3. 選擇"批量發送"選項

4. 上傳準備好的CSV文件

5. 映射字段（將CSV列與DocuSign字段對應）

6. 添加需要簽署的文檔

7. 設置簽署流程和順序

8. 預覽并發送

DocuSign的批量發送功能允許用戶為不同收件人設置個性化消息，提升專業度和用戶體驗。系統會自動跟蹤每個收件人的簽署狀態，方便后續跟進。

常見問題及解決方案

? 文件格式問題：確保CSV文件使用UTF-8編碼，避免特殊字符顯示錯誤

? 字段映射錯誤：仔細檢查每個字段的對應關系，特別是姓名和郵箱地址

? 發送失敗：DocuSign會提供失敗原因，常見問題包括無效郵箱或字段缺失

? 簽署順序混亂：在CSV中明確標注簽署順序，或在DocuSign中手動設置

批量導入的高級技巧

對于經常使用批量發送的用戶，可以考慮：

1. 創建專用模板，標準化常用文檔

2. 使用DocuSign API實現自動化集成

3. 設置自動提醒，提高簽署完成率

4. 利用標簽功能對批量發送進行分類管理

總結：

DocuSign的批量導入功能為需要處理大量簽署請求的企業提供了極大便利。通過合理準備數據、正確設置參數，可以顯著提升電子簽署效率。掌握這些實用技巧后，用戶能夠更專業地使用DocuSign完成批量簽署任務，優化業務流程。

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